Regulamin rozliczeń ciepła - co powinien zawierać?
Zarządca nieruchomości ma ustawowy obowiązek rozliczać koszty ogrzewania w budynkach mieszkalnych zgodnie z ich zużyciem, a także przedstawić lokatorom wewnętrzny regulamin przedstawiający sposób rozliczania. Ustawa nie precyzuje, jakie dokładnie informacje mają się w nim znaleźć. Tymczasem dobrze skonstruowany, wyczerpujący regulamin służy interesom zarówno zarządcy jak i lokatora. Warto wiedzieć, co powinien zawierać.
Art. 3 pkt 13 ustawy Prawo energetyczne z dnia 10 kwietnia 1997 r. stanowi, że –„odbiorcą jest każdy kto otrzymuje lub pobiera paliwa lub energię na podstawie umowy z przedsiębiorstwem energetycznym”. W budynkach wielolokalowych poszczególni lokatorzy są odbiorcami energii elektrycznej i gazu. Jednak w przypadku ciepła dostarczanego do budynku wielolokalowego sprawa wygląda inaczej. Umowę z przedsiębiorstwem energetycznym zawiera właściciel lub zarządca budynku, który według ustawy zobowiązany jest rozliczyć koszty dostarczonego ciepła.
Podstawowym dokumentem, który opisuje zasady podziału kosztów ciepła, a także reguluje prawa i obowiązki stron (zarządcy i lokatora) w zakresie związanym z rozliczaniem kosztów ciepła jest wewnętrzny regulamin. Musi on być zgodny z przepisami państwowymi i wewnętrznymi przepisami zarządcy, a także z zasadami i warunkami technicznymi współpracy z firmą, z którą zarządca zawarł umowę o zainstalowanie podzielników i obsługę systemu rozliczeń.
Podstawy prawne
Podstawę prawną regulaminu stanowią:
• Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo Energetyczne (Dz. U. z 2012 r., poz. 1059, z późniejszymi zmianami),
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki w sprawie szczegółowych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz zasad w obrocie ciepłem (Dz. U. Nr 194, poz. 1291),
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 75, poz. 690, z późniejszymi zmianami),
• Umowa pomiędzy dostawcą ciepła a zarządca/właścicielem nieruchomości,
Dla spółdzielni także:
• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych Dz. U. z 2013 r. poz.1444 oraz statut konkretnej spółdzielni.
Obowiązek udostepnienia lokalu
Prawo energetyczne nakłada na właściciela lokalu obowiązek udostępnienia zarządcy pomieszczenia, w którym zamontowany jest ciepłomierz lub podzielnik kosztów ogrzewania celem jego kontroli lub odczytu w celu dokonania rozliczenia – trzeba zaznaczyć to w regulaminie. Zarządcy zazwyczaj dodają również obowiązek zgłaszania zauważonych awarii lub nieprawidłowości w pracy urządzeń (oraz zapis, że w przypadku, gdy stało się to z winy lokatora, to on ponosi koszty wymiany lub naprawy) oraz obowiązek udostępnienia pomieszczenia w celu konserwacji, naprawy lub wymiany urządzeń oraz kontroli ich stanu.
Sposób podziału kosztów
Regulamin powinien informować lokatorów, jak zarządca rozkłada procentowo udział kosztów stałych i zmiennych utrzymania budynku. Stałe koszty ciepła obejmują zużycie ciepła na pomieszczenia wspólne – klatki schodowe, korytarze, piwnice oraz koszty stałe dostawcy ciepła, niezależne od ilości ciepła zamówionego. Koszty zmienne obejmują zużycie ciepła w poszczególnych mieszkaniach i lokalach użytkowych. Przyjmuje się zwykle, że koszty stałe nie powinny przekraczać 60% całkowitej kwoty, a koszty zmienne nie powinny być mniejsze od 40% całkowitej kwoty. Koszty zmienne rozliczane są według wskazań podzielników – uwzględnia się przy tym współczynniki korygujące (dla lokali położonych niekorzystnie: przy szczytowych ścianach, pod nie ogrzewanym poddaszem lub nieogrzewaną piwnicą).
Metoda rozliczania kosztów ciepła wykorzystująca powierzchnię lub kubaturę poszczególnych lokali może być stosowana tylko wtedy, gdy nie ma możliwości zastosowania wskazań podzielników kosztów ogrzewania (np. na skutek awarii lub w przypadku lokali nieopomiarowanych).
Zaliczki opłacane przez lokatorów obejmują także opłatę za usługę przesyłową – warto to ująć w regulaminie, podobnie jak wszelkie dodatkowe koszty: opłat za modernizację systemu, legalizacji urządzeń pomiarowych, serwisowania i napraw, odczytów.
Termin odczytu urządzeń
Zarządca powinien w regulaminie podać lokatorom termin oraz metodę odczytu (może być np. radiowa, nie wymagająca obecności lokatora w domu). Jeśli odczyt jest dokonywany przez inkasenta, regulamin powinien przewidywać możliwość dodatkowego terminu odczytu (dla tych lokatorów, których nie było w danym terminie w domu).
Okres rozliczeniowy
Regulamin musi precyzować również, jaki przyjęto okres rozliczeniowy (zwykle to jeden rok) a także podawać metodę opłacania kosztów ogrzewania przez lokatorów. Najczęściej przyjęte rozwiązanie jest takie, że zaliczki na pokrycie kosztów ciepła wnoszone są przez lokatorów co miesiąc, a ich wysokość ustalona jest na podstawie rozliczeń z ostatniego okresu. Po dokonaniu odczytu zarządca rozlicza faktyczną wysokość kwoty do zapłaty w określonym w regulaminie terminie. Regulamin powinien precyzować, jak zostaną rozliczone nadpłaty i niedopłaty. Należy podać także lokatorom jakie są możliwości i terminy reklamacji naliczonej kwoty oraz jak zostają rozliczone nadpłaty.
Jeśli w budynku znajdują się lokale użytkowe, regulamin powinien wskazywać także zasady ich rozliczania (ze względu na odmienny sposób ich użytkowania).
Sytuacje nietypowe
Regulamin powinien przewidywać sposoby rozliczania w sytuacjach nietypowych. Najczęściej spotykane to:
• Stwierdzenie niesprawności podzielnika bez winy lokatora,
• Uszkodzenie podzielnika zawinione przez lokatora,
• Zmiana użytkownika lokalu w trakcie okresu rozliczeniowego,
• Rozliczanie lokali, w których z jakichś względów nie zainstalowano podzielników lub nie było możliwości dokonania ich odczytu, po upływie okresu rozliczeniowego.
Raz przyjęty regulamin musi zostać przedstawiony lokatorom do 14 dni od jego przyjęcia. Potem może służyć przez wiele lat i może być uaktualniany w miarę pojawiających się potrzeb.
fot. Fotolia.pl
