Zasady rozliczenia zużycia ciepła - wywiad z Mariuszem Sobczykiem, dyrektorem ds. rozliczeń w firmie BMETERS Polska.
Zachęcamy do przeczytania rozmowy z Mariuszem Sobczykiem, dyrektorem ds. rozliczeń w firmie BMETERS Polska.
Na jakie etapy dzieli się proces rozliczenia zużycia ciepła na podstawie podzielników kosztów ogrzewania?
Dzielimy go na cztery etapy: etap przed montażem, etap montażu, etap przedrozliczeniowy, etap rozliczenia.
Jak wygląda etap przed montażem?
Przede wszystkim to sprawdzenie obowiązującego regulaminu pod kątem zgodności z naszym systemem rozliczeniowym. Współpracujemy ze zleceniodawcą w zakresie modyfikowania regulaminu rozliczeń, ustalamy procedurę działania w szczególnych przypadkach.
Przechodzimy do etapu montażu.
Tu czynności są następujące: prawidłowe zinwentaryzowanie grzejników i ustalenie ich mocy oraz ustalenie współczynników korygujących uwzględniających położenie pomieszczenia w bryle budynku. W przypadku braku rzetelnej dokumentacji technicznej konieczne jest opracowanie przez nas współczynników tabelarycznych – w porozumieniu ze zleceniodawcą. Uyskujemy końcową akceptację zleceniodawcy.
…i następuje etap przedrozliczeniowy.
Uzyskujemy od zleceniodawcy dane osobowe i kody w wersji elektronicznej. Wersja elektroniczna znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo późniejszych pomyłek, takich jak np. literówki i ułatwia kolejne importy danych.
Jakie działania leżą po stronie Centrum Rozliczeniowego podczas etapu rozliczenia?
Ograniczamy do minimum wpisywanie ręczne poprzez import jak największej ilości danych – aby zmniejszyć prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Dlatego uzyskujemy od zleceniodawcy zaliczki w formie elektronicznej z przyporządkowanymi wcześniej indywidualnymi kodami. Kolejne działania to:
- produkcja wstępnego rozliczenia;
- przegląd skrajnych rozliczeń, weryfikacja sytuacji nietypowych, takich jak rozliczenia ryczałtowe;
- wysłanie do zleceniodawcy rozliczenia próbnego;
- po akceptacji wysłanie rozliczenia w wersji ostatecznej.
Zajmujemy się też obsługą klienta – czyli szybkim i sprawnym załatwianiem uzasadnionych reklamacji, pomocą w ewentualnych reklamacjach, udzielaniem wyjaśnień, ewentualnym typowaniem lokali do kontroli w kolejnym sezonie.
Czy rozliczenie klasyczne jest lepsze od rozliczenia z wykorzystaniem temperatury otoczenia?
Nie jest lepsze. Na pewno ma mniej parametrów, przez co jest bardziej przejrzyste dla lokatorów.
Czy możliwe jest uniknięcie kominów w rozliczeniu klasycznym?
W związku ze specyfiką elektronicznego podzielnika, czyli możliwym brakiem wykazanego zużycia (zużycie roczne = 0) uniknięcie kominów w rozliczeniu nie jest możliwe. Można je zmniejszać poprzez zwiększenie udziału kosztów stałych w rozliczeniu – według nas to przedział 60-70%.
Najlepszym rozwiązaniem jest uwzględnianie temperatury otoczenia w rozliczeniu.
Czy to znaczy, że klasyczne podzielniki i klasyczne rozliczenia są błędne?
Nie są błędne. Najważniejszą funkcją podzielników kosztów jest stymulowanie użytkowników do oszczędzania ciepła oraz racjonalnego korzystania z grzejników. Im więcej lokatorów w danej nieruchomości przyswoi zasady ekonomicznego korzystania z ogrzewania tym rozliczenie będzie sprawiedliwsze. W dalszym czasie podzielniki spowodują zmniejszenie całkowitych kosztów, czyli budynek stanie się bardziej ekologiczny.
Używając dwóch parametrów w rozliczeniu jesteśmy w stanie uzyskać takie proporcje, które wykażą gdzie ogrzewano prawidłowo – utrzymując wymaganą temperaturę, gdzie ogrzewano nadmiernie oraz gdzie za dużo oszczędzano. To jak koszt rozłoży się na poszczególnych lokatorów zależy od obowiązującego regulaminu rozliczania. W naszej opinii zamiast sztywnego podziału kosztów regulamin powinien zawierać koszt płynny w pewnym zakresie (koszt wg powierzchni w przedziale 60-70%) – corocznie ustalany przez zleceniodawcę na podstawie próbnego rozliczenia. Dopuszczalna jest możliwość rozliczenia ryczałtem lokali znacznie odbiegających od pożądanej średniej.
Czy rozliczenie klasyczne jest zalecane przez dział rozliczeń BMETERS?
Jeżeli zleceniodawca ma wybór klasyczne czy trzyelementowe – zalecamy wybrać trzyelementowe. Jeżeli z jakichś przyczyn musi to być rozliczenie klasyczne, to zalecamy odpowiednio opisać w regulaminie szczególne przypadki, jakie mogą wystąpić po sezonie grzewczym. Dzięki temu zminimalizujemy wpływ największych dopłat i największych zwrotów w ogólnym bilansie budynku.
Szczególnie istotne jest to w przypadku nowych inwestycji (czyli przy pierwszym opomiarowaniu budynku) oraz przy zmianie podzielników kapilarnych na elektroniczne (podzielniki kapilarne poprzez swoją specyfikę uwzględniały inne źródła ciepła jak np. piony grzewcze – poprzez zwiększone odparowanie płynu nawet przy wyłączonych grzejnikach). Należy bezwzględnie pamiętać o zmianie regulaminu rozliczania przy okazji przejścia z podzielników kapilarnych na elektroniczne.
Jak zorganizowana jest praca działu rozliczeń?
Procedury i system rozliczeniowy połączone ze skrupulatną, systematyczną pracą dają efekt dobrej organizacji. Unikamy zatorów, rozliczenia nie zalegają i są robione zawsze w terminach – co jest chwalone przez kontrahentów. Codziennie archiwizujemy dane z komputerów. Dzięki temu w razie awarii w ciągu jednego dnia możemy przywrócić pełną sprawność jednostki.
Każdy wie co ma robić, każdy ma swoją grupę rozliczanych spółdzielni/wspólnot, tym samym każdy klient ma swojego opiekuna. Mamy minimum biurokracji, dzięki czemu nie marnujemy czasu na wymianę danych między sobą. Dzięki obecności programisty możemy na bieżąco dostosowywać np. rachunek lub parametry rozliczenia do naszych potrzeb, co również znacznie przyspiesza pracę. Stopniowo odchodzimy od wersji papierowych i większą część korespondencji przesyłamy drogą elektroniczną. Także archiwum rozliczeń prowadzimy elektronicznie – dzięki temu oszczędzamy drzewa i pieniądze.
