Zapraszamy do przeczytania rozmowy z Mariuszem Sobczykiem, Dyrektorem ds. Rozliczeń w firmie B METERS Polska. Mariusz Sobczyk dzieli się swoją wiedzą na temat skomplikowanego, ale kluczowego procesu rozliczenia zużycia ciepła za pomocą podzielników kosztów ogrzewania, oferując cenne spostrzeżenia dla zarządców nieruchomości i mieszkańców.
Na jakie etapy dzieli się proces rozliczenia zużycia ciepła na podstawie podzielników kosztów ogrzewania?
Proces rozliczania zużycia ciepła w B METERS Polska dzielimy na cztery kluczowe etapy: etap przed montażem, etap montażu, etap przedrozliczeniowy oraz finalny etap rozliczenia. Taki podział zapewnia nam precyzję i efektywność.
Jak wygląda etap przed montażem?
Przede wszystkim, sprawdzamy obowiązujący regulamin rozliczeń pod kątem jego zgodności z naszym systemem. Współpracujemy ze zleceniodawcą w zakresie modyfikowania regulaminu. Wspólnie ustalamy procedury działania w tych szczególnych przypadkach, które mogą wystąpić w przyszłości.
Przechodzimy do etapu montażu.
Na tym etapie kluczowe czynności to: prawidłowa inwentaryzacja grzejników i ustalenie ich mocy. Ważne jest również określenie współczynników korygujących, które uwzględniają położenie pomieszczenia w bryle budynku. W sytuacji braku rzetelnej dokumentacji technicznej, wspólnie opracowujemy współczynniki tabelaryczne w porozumieniu ze zleceniodawcą. Wszystkie ustalenia uzyskują końcową akceptację zleceniodawcy, co jest dla nas niezwykle ważne.
…i następuje etap przedrozliczeniowy.
W tej fazie uzyskujemy od zleceniodawcy dane osobowe i kody w wersji elektronicznej. Wersja elektroniczna jest dla nas priorytetem, ponieważ znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo pomyłek (np. literówek). Ułatwia kolejne importy danych, co usprawnia cały proces rozliczeń ciepła.
Jakie działania leżą po stronie Centrum Rozliczeniowego podczas etapu rozliczenia?
Naszym celem jest ograniczenie ręcznego wpisywania do minimum. Importujemy jak największą ilość danych, co zmniejsza ryzyko błędów. Uzyskujemy od zleceniodawcy zaliczki w formie elektronicznej, przyporządkowane do wcześniej ustalonych indywidualnych kodów.
Kolejne kroki to:
- Produkcja wstępnego rozliczenia.
- Przegląd skrajnych rozliczeń oraz weryfikacja sytuacji nietypowych, takich jak rozliczenia ryczałtowe.
- Wysłanie do zleceniodawcy rozliczenia próbnego.
- Po Państwa akceptacji – wysłanie rozliczenia w wersji ostatecznej.
Dodatkowo, zajmujemy się kompleksową obsługą klienta, czyli szybkim i sprawnym załatwianiem uzasadnionych reklamacji, pomocą w wyjaśnieniach, a także typowaniem lokali do kontroli w kolejnym sezonie grzewczym.
Czy rozliczenie klasyczne jest lepsze od rozliczenia z wykorzystaniem temperatury otoczenia?
Nie jest lepsze. Na pewno ma mniej parametrów, dzięki czemu jest bardziej przejrzyste dla lokatorów, jednakże nie jest to rozwiązanie bardziej sprawiedliwe.
Czy możliwe jest uniknięcie „kominów” w rozliczeniu klasycznym?
W związku ze specyfiką elektronicznego podzielnika, czyli możliwym brakiem wykazanego zużycia (zużycie roczne = 0), uniknięcie „kominów” w rozliczeniu klasycznym nie jest możliwe. Można je jednak zmniejszać poprzez zwiększenie udziału kosztów stałych w rozliczeniu – według nas to przedział 60-70%. Najlepszym rozwiązaniem jest właśnie uwzględnianie temperatury otoczenia w rozliczeniu. To pozwala na najbardziej sprawiedliwy podział kosztów.
Czy to znaczy, że klasyczne podzielniki i klasyczne rozliczenia zużycia ciepła są błędne?
Nie są błędne. Najważniejszą funkcją podzielników kosztów jest stymulowanie użytkowników do oszczędzania ciepła oraz racjonalnego korzystania z grzejników. Im więcej lokatorów w danej nieruchomości przyswoi zasady ekonomicznego korzystania z ogrzewania, tym rozliczenie będzie sprawiedliwsze. Budynek stanie się bardziej ekologiczny, co przekłada się na realne oszczędności na zużyciu ciepła.
Używając dwóch parametrów w rozliczeniu (czyli z uwzględnieniem temperatury otoczenia) jesteśmy w stanie uzyskać takie proporcje, które wykażą, gdzie ogrzewano prawidłowo (utrzymując wymaganą temperaturę), gdzie ogrzewano nadmiernie, oraz gdzie za dużo oszczędzano. To, jak koszt rozłoży się na poszczególnych lokatorów, zależy oczywiście od obowiązującego regulaminu rozliczania. W naszej opinii, zamiast sztywnego podziału kosztów, regulamin powinien zawierać koszt płynny. W pewnym zakresie (koszt wg powierzchni w przedziale 60-70%) – corocznie ustalany przez zleceniodawcę na podstawie próbnego rozliczenia. Dopuszczalna jest również możliwość rozliczenia ryczałtem lokali znacznie odbiegających od pożądanej średniej.
Czy rozliczenie klasyczne jest zalecane przez dział rozliczeń B METERS?
Jeżeli zleceniodawca ma wybór między rozliczeniem klasycznym a trzyelementowym (z temperaturą otoczenia), zalecamy wybrać rozliczenie trzyelementowe. Jeśli natomiast z jakichś przyczyn musi to być rozliczenie klasyczne, to rekomendujemy odpowiednie opisanie w regulaminie szczególnych przypadków, jakie mogą wystąpić po sezonie grzewczym. Dzięki temu zminimalizujemy wpływ największych dopłat i największych zwrotów w ogólnym bilansie budynku, co jest korzystne dla wszystkich mieszkańców.
Szczególnie istotne jest to w przypadku nowych inwestycji (czyli przy pierwszym opomiarowaniu budynku), a także przy zmianie podzielników kapilarnych na elektroniczne. Podzielniki kapilarne przez swoją specyfikę uwzględniały inne źródła ciepła (np. piony grzewcze – poprzez zwiększone odparowanie płynu nawet przy wyłączonych grzejnikach). Należy bezwzględnie pamiętać o zmianie regulaminu rozliczania przy okazji przejścia z podzielników kapilarnych na elektroniczne.
